人によっては、７年保管しなきゃいけない物だからこそ、申告が終わった後もスッキリ管理しておきたくない!?
学生の頃からノートまとめや手帳が好きだったんですが、その得意が功を奏して領収書管理に役立ちました。
2018年、#確定申告 無事提出資料まとめきりました☺️
— 𝗆𝗈𝗇𝖾 (@mone_creator) February 26, 2019
今回手探りで得たものをまたブログにまとめなきゃ😇
ファイル整理や事務作業嫌いじゃないからフリーランスに向いてると思う(‘・ω・’) ✨
１年ごとにファイリングする事にしたから毎年増えてくの楽しみ😌#ひよっこフリーランスのつぶやき pic.twitter.com/uBYBx2YpQ0
ファイリングについてのツイートをしたら、友人のぽかちゃん（@pokabe_com）から写真が……。
この写真と共に、ファイリングの仕方を聞かれたので、今回記事にまとめました。
この記事では、確定申告が終わった後も、書類と領収書を綺麗に保管しておけるファイリング方法を紹介します。
この記事はこんな人にオススメ
- 領収書を綺麗に保管したい人
- 領収書の保管方法に困っている人
- 確定申告で使う書類まとめて保管したい人
ノートまとめや手帳が好きで、現在手帳YouTubeのチャンネル『楽しい手帳時間』を更新しています!!
確定申告で使う領収書の保管方法はいろいろ
初めての確定申告、困った事あった？
一番最初に悩んだの領収書の保管方法かも!!
領収書の保管方法はいろいろあります。まずはどんな方法があるかみてみましょう。
領収書の保管方法
- とにかく楽チン!!封筒方式
- 日付順になって日やすいノート方式
- 保管に適したファイル方式
とにかく楽チン!! 封筒方式
封筒方式は、月ごとに領収書を封筒にまとめて、帳簿付けが終わったら12個の封筒を１つの大きな封筒や袋や箱に入れて保管する方法です。
とても簡単にできるので多くの人がこの方法を採用しているかと思います。
封筒方式のメリット
- 封筒に月ごとに入れるだけなので、とにかく簡単で楽チン
- 手間がかからない
- お金をかけずに手軽にできる
封筒方式のデメリット
- 見栄えが悪い
- がさばり保管には不向き
日付順になって見やすいノート方式
ノート方式は日付順に領収書を貼って保管していく方法です。
封筒方式に比べ保管する時の見栄えが綺麗で、後から見返すのが簡単です。
ノート方式のメリット
- 日付順に貼っていくので、帳簿が付けやすい
- ノートなので封筒より見栄えは良く、保管にも適している
- 後からも見返しやすい
ノート方式のデメリット
- 後から領収書が出てくると困る
- 糊付けがめんどくさい
保管に適したファイル方式
ファイル方式は、紙に領収書を日付ごとに貼っていき穴あけパンチで穴をあけファイリングしていく方法です。
多くの企業がこの方法を採用しています。
ファイル方式のメリット
- 日付順に貼っていくので、帳簿が付けやすい
- ファイルなので封筒やノートより見栄えは良く、保管にも適している
- 後から領収書が出てきても困らない
ファイル方式のデメリット
- 穴あけパンチと糊付けの作業がめんどくさい
確定申告が終わったら終わりじゃない!! 保管義務のある領収書
領収書は、「確定申告が終われば捨てて良い」というものではありません。
法人なのか個人なのか、白色申告なのか青色申告なのかで保管期間は変わりますが、保管する義務があります。
領収書を保管する理由
領収書の保管は法律で義務付けられています。
義務でもありますし、税務調査で必要になるので保管を必ずしましょう。
税務調査は、私のような弱小フリーランスのようなところに来ることは、そんなにないとは聞きますが、自分の経営状況の把握に役立ちますし、しっかりとした保管はやって損はありません。
※税務調査は、国税庁の人が今までの申告に誤りがないか、帳簿などで確認して誤りがあった場合に訂正を求める調査の事です。
確定申告で使った書類を綺麗に保管するファイリング方法
わたしもいま家がゴミ屋敷だけど、こんな整理の仕方なら可愛いしやってみたいと思った。
— ぽかべ@毎日エロソフィー (@pokabe_com) February 27, 2019
やりかたというか、そんな整理の仕方について知りたいなぁwwww
このリプから始まった、私のファイリング方法の公開。
確定申告、私もそろそろ終わる!! いえい★
ぽかちゃんも確定申告お疲れ様です〜
モネちゃんの資料整理があまりに素敵すぎて真似したいんだけど、ファイルの中身ってどうなってるの!?
ちなみにぽかち、今どんな風にまとめてるの？
封筒方式はこんな感じだよ!! 手軽が売りなの!!
封筒方式って仕分けは簡単だけど、確定申告終わった後その封筒をどうやって保管してるか気になったんだよね!!
袋かな？ポケットファイルかな？箱かな？
どんなまとめ方にしても、押し入れに隠さなきゃいけない気がしてならない!!
私のファイリング方法は、封筒方式に比べたら一手間あるけど、封筒方式と同じように月ごとにまとめるやり方だから挑戦しやすいと思う!!
どうせ７年間保管しなきゃいけない領収書、どうせなら綺麗にとっておきたい人にオススメだよ!!
ファイリングのために準備するもの
まずは私が使っている道具の紹介です。
ファイリングに使う道具
確定申告で提出する書類がA4サイズなので、サイズはA4を使います。
控えを最後にバインダーにとじるので書類に合わせています。
このファイリングは、領収書の保管がメインになりますが、領主書の保管以外にも『貸借対照表』や『損益計算書』、確定申告の書類をひとまとめにする役割もあります。
そうすることで、自分の経営状況の把握にも役立ちます。
バインダー（無印良品）
A4・30穴の商品ならどこのバインダーでも大丈夫です。
ですが、
という事で、毎年同じ型のものものを本棚に並べたいので好んでクラフト紙で無機質な無印良品の『再生紙バインダーA4・30穴』を使ってます。
インデックス（無印良品）
ファイリング方法が項目ごとに別れているのでインデックスを使用しています。
項目に分けるほどでもない方は買う必要はありません。
こちらもバインダーに揃えて無印良品で『再生紙インデックス・ベージュ A4サイズ・30穴・5山 』を購入しています。
透明ポケットファイル
月ごとの領収書仕分けに使う『透明ポケットファイル』。このファイリング方法の１番大切な部分です。
封筒方式でいう、「月ごとの封筒」の役目をしてくれます。
ルーズリーフパンチ（カール事務器）
なんでもバインダーにとじれるようにしてくれる『ルーズリーフパンチ』です。
これ、かなり便利です。
お仕事の資料をまとめたりする時など、他のところでも重宝しています。
ルーズリーフパンチのおかげでファイリングができてます。
この時、必ずA4対応のものを購入してください。
バインダーはサイズによって穴の数が変わるので要注意です。B5とA4はよく間違われる事が多いので気をつけてください。
ラベルライター（DYMO）
見出し、ファイルのタイトル周りで使用しています。
「文字くらい自分で書くよ!!」という方は油性ペンで十分です!!
これは完全に私の趣味ですが、無印良品の商品と『DYMOのラベルライター』の相性がすごくいいです。シンプルでとても可愛いです。
何より安価で使い勝手がいいです。
更にDYMOの事を知りたくなった方はこちらの記事をどうぞ!!
ダイモのラベルライターは安くてオシャレ!! 書類整理にも大活躍
レシートホルダー
確定申告の帳簿付を毎月行っている人には必要ないんですが、確定申告ギリギリでまとめて帳簿付をするなんて方もいるかと思います。
そんな方におすすめなのが『レシートホルダー』。お財布に溜まったレシートをとにかく月ごとにバンバン避難させる場所に持ってこいです。
私はレシートホルダーに一旦レシートを移動させて、時間がある時に帳簿付して、帳簿が完了したレシートを透明ポケットファイルに移すという流れで帳簿付をしています。
インデックスの項目
私がファイルを作る時に作った項目です。
せっかく保管するものなら、
という状態にしたかったので以下の項目を作りました。
インデックスの項目
- INV（ INVOICE：請求書をプリントアウトしてまとめる場所）
- EXPENSE（領収書を月ごとにまとめる場所）
- IMP.（IMPORTANT：重要書類をまとめる場所）
- SPEC（クレジットカードや口座の明細一覧をまとめる場所）
『IMP.』『SPEC』は、はじめての確定申告を経験して「このファイルに一緒になってたらもっと効率的に確定申告できたな〜」と思い、今年ファイルに追加した項目です。
日々やっていた事
日々行なっていたのは、『レシートホルダー』にとにかくレシートを無くさないように移動させていました。
そして、時間がある時に帳簿付して帳簿が完了したレシートを、透明ポケットファイルの『EXPENSE』の月ごとの透明ポケットファイルに、ひたすら領収書を入れていました。
今年も、会計ソフト『マネーフォワード』を使って、（できるだけ）月１で帳簿付けしていきます。
『マネーフォワードクラウド確定申告』は、簡単に使えて経理初心者の強い味方!!
確定申告を始める前にやる事
とにかく資料を集めました。
確定申告を始める時に資料が揃っているのといないのとでは作業効率が随分と変わります!!
確定申告を始める前に印刷したもの
- １年間の請求書
- 領収書やクレジットカード・口座の明細
- Amazonを利用している方は一気に月ごとの領収書を印刷
Amazonの領収書を一括で印刷する方法を記事にまとめてあります。
こちらの記事もどうぞ。
確定申告が終わったらやる事
確定申告で提出した書類の控えと、『貸借対照表』と『損益計算書』を印刷して『IMP.』の項目の先頭にはさみました。
私は『マネーフォワード』を利用していますが、『マネーフォワード』では、『貸借対照表』と『損益計算書』を決算書の項目から一括出力できます。
さいごに
mone流ファイリング方法はのメリットは、とにかく綺麗に保管できることです。
mone流ファイリングのメリット
- 領収書の保管が綺麗にできる
- 年ごとにまとめておく事で自分でも管理しやすく比較しやすい
- 部屋の景観を汚さない
バインダーの準備と、ルーズリーフパンチで穴をあけるのに、少々手間がかかってしまうかもしれませんが、後々の保管には困ることがないので来年の確定申告に向けて試してみてください。
初めて確定申告を経験してみて、正確な数字できちんと自分の経営状況を知ることの大切さを感じたので、確定申告を『１年に１回の面倒くさい行事』として向き合うのではなく、月ごとの経営状況把握に繋げられるようにしていこうと思います。
Twitterでいただいた感想
Twitterでの感想、ありがとうございます。
記事の感想をぜひツイートで教えていただけると喜びます。
確定申告関連の整理の方法、とてもシンプル+オシャレな方法紹介されててとても参考になりました😆早速紹介されていた道具ポチった。これで毎月の処理捗りそう https://t.co/SMz9yANk18 via @mone_creator
— dayano🎨イラスト (@dayano22) May 3, 2020
かわいい！！！
— こおどりちゃん (@koodorichan) March 6, 2019
ちょうどどうやって収納しようか思ってたから参考になった💞
ズボラには無理だけどラベルライターもすごいかわいいーー💞 https://t.co/rbhLTJfMSi
▲退職までにしたこと32
— くりん (@kurin_333) June 3, 2019
レシートの整理と一緒に、重要書類たちも揃いのファイルに整理しました〜！
まとまった時間に一気にやりたいけど、こういう細かい作業は意外と好きなんだ…
整理術については、moneさん@mone_creator の記事がオススメです！https://t.co/qGRRbFOBT6#毎日ヘッダー更新中 pic.twitter.com/z3MowOS4Ra
– fin –
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