私の仕事術

確定申告で使う書類をひとまとめ!! 終わった後も綺麗に領収書を管理・保管する方法

領収書 保管

こんにちは。
mone(@mone_creator)です。

mone
mone
突然ですが、確定申告で使う領収書、封筒に入れてそのままになっていませんか?
pon
pon
そのままじゃダメなの?
mone
mone
領収書は「確定申告が終われば捨てて良い」ってものじゃないんだよね!!
人によっては、7年保管しなきゃいけない物だからこそ、見栄え良く管理しておきたくない!?
pon
pon
……7年も保管するの?

学生の頃からノートまとめや手帳が好きだったんですが、その得意が功を奏して領収書管理に役立ちました。

 

ファイリングについてのツイートをしたら、友人のぽかちゃん(@pokabe_com)から写真が……。

領収書 保管この写真と共に、ファイリングの仕方を聞かれたので、今回記事にまとめました。

この記事では、確定申告が終わった後も書類と領収書を綺麗に保管しておけるファイリング方法を紹介します。

この記事はこんな人にオススメ

  • 領収書を綺麗に保管したい人
  • 確定申告での書類の保管方法に迷っている人
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はじめての確定申告を終えて!! 確定申告の方法と抑えておきたいポイントをまとめてみたこんにちは。 mone(@mone_creator)です。 先日、はじめての『確定申告』を終えました。 経理初心者にとって、は...

領収書の保管方法はいろいろ

mone
mone
確定申告終わったよーーーーー!!!!
pon
pon
おつかれさま〜
初めての確定申告、困った事あった?
mone
mone
あー………。
一番最初に悩んだの領収書の保管方法かも!!
pon
pon
保管方法……?(絶対仕訳とかのが困ってたと思うんだけど……)

領収書の保管方法はいろいろあります。まずはどんな方法があるかみてみましょう。

とにかく楽チン!! 封筒方式

領収書封筒方式は、月ごとに領収書を封筒にまとめて、帳簿付けが終わったら12個の封筒を1つの大きな封筒や袋や箱に入れて保管する方法です。

とても簡単にできるので多くの人がこの方法を採用しているかと思います。

封筒方式のメリット

  • 封筒に月ごとに入れるだけなので、とにかく簡単で楽チン
  • 手間がかからない
  • お金をかけずに手軽にできる

封筒方式のデメリット

  • 見栄えが悪い
  • がさばり保管には不向き

 

日付順になって見やすいノート方式

領収書ノート方式は日付順に領収書を貼って保管していく方法です。
封筒方式に比べ保管する時の見栄えが綺麗で、後から見返すのが簡単です。

ノート方式のメリット

  • 日付順に貼っていくので、帳簿が付けやすい
  • ノートなので封筒より見栄えは良く、保管にも適している
  • 後からも見返しやすい

ノート方式のデメリット

  • 後から領収書が出てくると困る
  • 糊付けがめんどくさい

 

保管に適したファイル方式

ファイル方式は、紙に領収書を日付ごとに貼っていき穴あけパンチで穴をあけファイリングしていく方法です。
多くの企業がこの方法を採用しています。

ファイル方式のメリット

  • 日付順に貼っていくので、帳簿が付けやすい
  • ファイルなので封筒やノートより見栄えは良く、保管にも適している
  • 後から領収書が出てきても困らない

ファイル方式のデメリット

  • 穴あけパンチと糊付けの作業がめんどくさい

 

確定申告が終わったら終わりじゃない!! 保管義務のある領収書

領収書保管期間

領収書は、「確定申告が終われば捨てて良い」というものではありません。

法人なのか個人なのか、白色申告なのか青色申告なのかで保管期間は変わりますが、保管する義務があります

領収書を保管する理由

領収書の保管は法律で義務付けられています
義務でもありますし、税務調査で必要になるので保管を必ずしましょう。

税務調査は、私のような弱小フリーランスのようなところに来ることは、そんなにないとは聞きますが、自分の経営状況の把握に役立ちますし、しっかりとした保管はやって損はありません。

※税務調査は、国税庁の人が今までの申告に誤りがないか、帳簿などで確認して誤りがあった場合に訂正を求める調査の事です。

 

領収書を綺麗に保管するファイリング方法

このリプから始まった、私のファイリング方法の公開。

pokabe
pokabe
もねちゃーーーん!!
確定申告、私もそろそろ終わる!! いえい★
pon
pon
あ〜!!ぽかちゃんだ〜!!
ぽかちゃんも確定申告お疲れ様です〜
pokabe
pokabe
ポンちゃん、こんにちは〜!!
モネちゃんの資料整理があまりに素敵すぎて真似したいんだけど、ファイルの中身ってどうなってるの!?
mone
mone
うわーーー!!そんな事言ってくれて私嬉しすぎる!!全力で公開する!!
pon
pon
モネのやり方でいいの……?
mone
mone
実際私もそう思ったけど、ポンに言われると癪だな……。
ちなみにぽかち、今どんな風にまとめてるの?
pokabe
pokabe
こ……こんな感じ……
領収書 保管
pon
pon
ぽかちゃん、整理整頓苦手……?
pokabe
pokabe
(グサ……)
mone
mone
こら、ポン!!
封筒方式はこんな感じだよ!! 手軽が売りなの!!
封筒方式って仕分けは簡単だけど、確定申告終わった後その封筒をどうやって保管してるか気になったんだよね!!
pokabe
pokabe
そうなんだよね……この後どうしようね。
袋かな?ポケットファイルかな?箱かな?
どんなまとめ方にしても、押し入れに隠さなきゃいけない気がしてならない!!
mone
mone
隠さなきゃいけないのは、保管としてはイマイチな選択だよね。
私のファイリング方法は、封筒方式に比べたら一手間あるけど、封筒方式と同じように月ごとにまとめるやり方だから挑戦しやすいと思う!!
どうせ7年間保管しなきゃいけない領収書、どうせなら綺麗にとっておきたい人にオススメだよ!!
pokabe
pokabe
とにかく私も綺麗にまとめたいーーー!!まず何が必要なんだ!?
mone
mone
そうだよね!!まずは私が使ってる道具から公開してくね!!

ファイリングのために準備するもの

まずは私が使っている道具の紹介です。

ファイリング

ファイリングに使う道具

  1. バインダー(無印良品)
  2. インデックス(無印良品)
  3. 透明ポケットファイル
  4. ルーズリーフパンチ(カール事務器)
  5. ラベルライター(DYMO)

確定申告で提出する書類がA4サイズなので、サイズはA4を使います。
控えを最後にバインダーにとじるので書類に合わせています。

このファイリングは、領収書の保管がメインになりますが、領主書の保管以外にも『貸借対照表』や『損益計算書』、確定申告の書類をひとまとめにする役割もあります。

そうすることで、自分の経営状況の把握にも役立ちます

 

バインダー(無印良品)

A4・30穴の商品ならどこのバインダーでも大丈夫です。

ですが、

mone
mone
7年も保管するなら可愛く棚に保管しておきたい……!!

という事で、私は好んでクラフト紙で無機質な無印良品の『再生紙バインダーA4・30穴を使ってます。

 

インデックス(無印良品)

ファイリング方法が項目ごとに別れているのでインデックスを使用しています。
項目に分けるほどでもない方は買う必要はありません。

こちらもバインダーに揃えて無印良品で『再生紙インデックス・ベージュ A4サイズ・30穴・5山 を購入しています。

 

透明ポケットファイル

月ごとの領収書仕分けに使う『透明ポケットファイル』。このファイリング方法の1番大切な部分です。

封筒方式でいう、「月ごとの封筒」の役目をしてくれます。

 

ルーズリーフパンチ(カール事務器)

ルーズリーフパンチなんでもバインダーにとじれるようにしてくれる『ルーズリーフパンチ』です。

これ、結構好きです。
お仕事の資料をまとめたりする時など、他のところでも重宝しています。
ルーズリーフパンチのおかげでファイリングができてます。

この時、必ずA4対応のものを購入してください。
バインダーはサイズによって穴の数が変わるので要注意です。B5とA4はよく間違われる事が多いので気をつけてください。

 

ラベルライター(DYMO)

バインダー見出し、ファイルのタイトル周りで使用しています。
「文字くらい自分で書くよ!!」という方は油性ペンで十分です!!

これは完全に私の趣味ですが、無印良品の商品と『DYMOのラベルライター』の相性がすごくいいです。シンプルでとても可愛いです。

何より安価で使い勝手がいいです。

更にDYMOの事を知りたくなった方はこちらの記事をどうぞ!!

ダイモのラベルライターは安くてオシャレ!! 書類整理にも大活躍

 

インデックスの項目

私がファイルを作る時に作った項目です。

せっかく保管するものなら、

mone
mone
自分の経営状況はこのファイルを見れば大丈夫!!

という状態にしたかったので以下の項目を作りました。

インデックスの項目

インデックス
  1. INV( INVOICE:請求書をプリントアウトしてまとめる場所)
  2. EXPENSE(領収書を月ごとにまとめる場所)
  3. IMP.(IMPORTANT:重要書類をまとめる場所)
  4. SPEC(クレジットカードや口座の明細一覧をまとめる場所)

『IMP.』『SPEC』は、はじめての確定申告を経験して「このファイルに一緒になってたらもっと効率的に確定申告できたな〜」と思い、今年ファイルに追加した項目です。

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日々やっていた事

領収書『EXPENSE』の月ごとの透明ポケットファイルに、ひたすら領収書を入れていました。
ただただ袋に突っ込みます。あとは見て見ぬふりをしていました!

今年は月1で帳簿付けしていきます。

確定申告を始める前にやる事

請求書とにかく資料を集めました。
確定申告を始める時に資料が揃っているのといないのとでは作業効率が随分と変わります!!

確定申告を始める前に印刷したもの

  1. 1年間の請求書
  2. 領収書やクレジットカード・口座の明細
  3. Amazonを利用している方は一気に月ごとの領収書を印刷

Amazonの領収書を一括で印刷する方法を記事にまとめてあります!!こちらもどうぞ。

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確定申告が終わったらやる事

確定申告で提出した書類の控えと、『貸借対照表』と『損益計算書』を印刷して『IMP.』の項目の先頭にはさみました。

私は『マネーフォワード』を利用していますが、『マネーフォワード』では、『貸借対照表』と『損益計算書』を決算書の項目から一括出力できます。

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さいごに

mone流ファイリング方法はのメリットは、とにかく綺麗に保管できることです。

mone流ファイリングのメリット

  • 領収書の保管が綺麗にできる
  • 年ごとにまとめておく事で自分でも管理しやすく比較しやすい
  • 部屋の景観を汚さない

バインダーの準備とルーズリーフパンチで穴をあけるのに、少々手間がかかってしまうかもしれませんが、後々の保管には困ることがないので来年の確定申告に向けて試してみてください。

初めて確定申告を経験してみて、正確な数字できちんと自分の経営状況を知ることの大切さを感じたので、確定申告を『1年に1回の面倒くさい行事』として向き合うのではなく、月ごとの経営状況把握に繋げられるようにしていこうと思います。

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– fin –

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コンセプトデザイナー|イラストレーター|マーケター|ブロガー 大切な人とのすれ違い生活を解消するためフリーランスに。フリーランス生活2年目になりました。 NikonとFUJIFILM X-T20愛用
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