フリーランス奮闘記

領収書の保管方法に困っている人にオススメ!! 確定申告が終わった後も綺麗に領収書をバインダーで管理・保管するまとめ方

領収書 保管

こんにちは。
mone(@mone_creator)です。

先日、無事確定申告が終わりました!!
初めての確定申告にあたふたしましたが、会計ソフトのおかげでなんとか乗り切りました。

学生の頃からノートまとめが好きだった事が今更役に立ち、領収書のファイルを綺麗にまとめる事ができました。

今回は、確定申告が終わった後も綺麗に保管しておけるファイリング方法を紹介します。

領収書の保管方法はいろいろ

mone
mone
確定申告終わったよーーーーー!!!!
pon
pon
おつかれさま〜
初めての確定申告、困った事あった?
mone
mone
あー………。
一番最初に悩んだの領収書の保管方法かも!!
pon
pon
保管方法……?(絶対仕訳とかのが困ってたと思うんだけど……)

領収書の保管方法はいろいろあります。まずはどんな方法があるかみてみましょう。

とにかく楽チン!! 封筒方式

領収書封筒方式は、月ごとに領収書を封筒にまとめて、帳簿付けが終わったら12個の封筒を1つの大きな封筒や袋や箱に入れて保管する方法です。
とても簡単にできるので多くの人がこの方法を採用しているかと思います。

日付順になって見やすいノート方式

領収書ノート方式は日付順に領収書を貼って保管していく方法です。
封筒方式に比べ保管する時の見栄えが綺麗で、後から見返すのが簡単です。

保管に適したファイル方式

ファイル方式は、紙に領収書を日付ごとに貼っていき穴あけパンチで穴をあけファイリングしていく方法です。
多くの企業がこの方法を採用しています。

 

確定申告が終わったら終わりじゃない!! 保管義務のある領収書

pon
pon
一番簡単な封筒方式で良いんじゃないの〜?
mone
mone
封筒方式でも良かったんだけど、見栄えが……さ、あまり美しくないから私は違う方法にする事にしたんだ……
pon
pon
な〜んだ。見栄えの問題か!!
個人のこだわりの話なんだね……
mone
mone
そうだね……。
でもさ、7年も保管しなきゃいけない物だから綺麗に置いておきたくない!?
pon
pon
……7年も保管するの?

領収書は、「確定申告が終われば捨てて良い」というものではありません。
法人なのか個人なのか、白色申告なのか青色申告なのかで保管期間は変わりますが、保管する義務があります。

領収書保管期間

 

領収書を保管する理由

領収書の保管は法律で義務付けられています
義務でもありますし、税務調査で必要になるので保管を必ずしましょう。

税務調査は、私のような弱小フリーランスのようなところに来ることはそんなにないとは聞きますが、自分の経営状況の把握に役立ちますし、しっかりとした保管はやって損はないと思ってます。

※税務調査は、国税庁の人が今までの申告に誤りがないか、帳簿などで確認して誤りがあった場合に訂正を求める調査の事です。

 

領収書を綺麗に保管するファイリング方法

今回この記事を書くきっかけをくれたのは、友人のブロガーぽかち(@poka_resort)でした。

pokabe
pokabe
もねちゃーーーん!!
確定申告、私もそろそろ終わる!! いえい★
pon
pon
あ〜!!ぽかちゃんだ〜!!
ぽかちゃんも確定申告お疲れ様です〜
pokabe
pokabe
ポンちゃん、こんにちは〜!!
モネちゃんの資料整理があまりに素敵すぎて真似したいんだけど、ファイルの中身ってどうなってるの!?
mone
mone
うわーーー!!そんな事言ってくれて私嬉しすぎる!!全力で公開する!!
pon
pon
モネのやり方でいいの……?
mone
mone
実際私もそう思ったけど、ポンに言われると癪だな……。
ちなみにぽかち、今どんな風にまとめてるの?
pokabe
pokabe
こ……こんな感じ……
領収書 保管
pon
pon
ぽかちゃん、整理整頓苦手……?
pokabe
pokabe
(グサ……)
mone
mone
こら、ポン!!
封筒方式はこんな感じだよ!! 手軽が売りなの!!
pon
pon
な〜んだ!!
pokabe
pokabe
実際そんなに得意ではないけども……
pon
pon
……
mone
mone
……封筒方式って仕分けは簡単だけど、確定申告終わった後その封筒をどうやって保管してるか気になったんだよね!!
pokabe
pokabe
そうなんだよね……この後どうしようね。袋かな?ポケットファイルかな?箱かな?
どんなまとめ方にしても、押し入れに隠さなきゃいけない気がしてならない!!
mone
mone
私のファイリング方法は、封筒方式に比べたらちょっと一手間あるけど、封筒方式と同じように月ごとにまとめるやり方だから挑戦しやすいと思う!!
「どうせ7年間保管しなきゃいけないなら綺麗にとっておきたい人」にオススメだよ!!
pokabe
pokabe
とにかく私も綺麗にまとめたいーーー!!まず何が必要なんだ!?
mone
mone
そうだよね!!まずは私が使ってる道具から公開してくね!!
pokabe
pokabe
お願いします〜!!

 

ファイリングのために準備するもの

まずは私が使ってる道具の紹介です。

ファイリング

ファイリングに使う道具

  1. バインダー(無印良品)
  2. インデックス(無印良品)
  3. 透明ポケットファイル
  4. ルーズリーフパンチ(カール事務器)
  5. ラベルライター(DYMO)

確定申告で提出する書類がA4サイズなので、サイズはA4を使います。
控えを最後にバインダーにとじるので書類に合わせています。

バインダー(無印良品)

A4・30穴の商品ならどこのバインダーでも大丈夫です。
ですが、7年も保管するなら可愛く棚に保管しておきたい……!!という事で私は好んで無印良品の『再生紙バインダーA4・30穴』を使ってます。

インデックス(無印良品)

ファイリング方法が項目ごとに別れているのでインデックスを使用しています。項目に分けるほどでもない方は買う必要はありません。

無印良品で『再生紙インデックス・ベージュ A4サイズ・30穴・5山 』を購入しています。

透明ポケットファイル

月ごとの領収書仕分けに使う透明ポケットファイル。このファイリング方法の1番大切な部分です。
封筒方式の「月ごとの封筒」の役目をしてくれます。

ルーズリーフパンチ(カール事務器)

ルーズリーフパンチなんでもバインダーにとじれるようにしてくれるパンチです。
これ、結構好きです。
ルーズリーフパンチのおかげでファイリングができてます。

この時必ずA4対応のものを購入してください。
バインダーはサイズによって穴の数が変わるので要注意です。B5とA4はよく間違われる事が多いので気をつけてください。

ラベルライター(DYMO)

バインダー見出し、ファイルのタイトル周りで使用しています。
「文字くらい自分で書くよ!!」という方は油性ペンで十分です!!

これは完全に私の趣味ですが、無印良品の商品とDYMOのラベルライターの相性がすごくいいです。シンプルでとても可愛いです。

何より安価で使い勝手がいいです。

更にDYMOの事を知りたくなった方はこちらの記事をどうぞ!!

DYMO
レトロで可愛い!ラベルライターDYMO(ダイモ)の魅力個人的にDYMO(ダイモ)を推したいがゆえに書きました。 ネームラベルとしてだけでなく、工夫次第でいろんなものに使えるます。...

インデックスの項目

私がファイルを作る時に作った項目です。

せっかく保管するものなら、「自分の経営状況はこのファイルを見れば大丈夫!!」という状態にしたかったので以下の項目を作りました。

インデックスの項目

インデックス
  1. INV( INVOICEの略:請求書をプリントアウトしてまとめる場所)
  2. EXPENSE(領収書を月ごとにまとめる場所)
  3. IMP.(IMPORTANTの略:重要書類をまとめる場所)
  4. SPEC(クレジットカードや口座の明細一覧をまとめる場所)

『IMP.』『SPEC』は今回の確定申告を経験して「このファイルに一緒になってたらもっと効率的に確定申告できたな〜」と思い、今年ファイルに追加した項目です。

日々やっていた事

領収書『EXPENSE』の月ごとの透明ポケットファイルにひたすら領収書を入れていました。
ただただ袋に突っ込みます。あとは見て見ぬふりをしていました!

今年は月1で帳簿付けしていきます。

確定申告を始める前にやる事

請求書とにかく資料を集めました。
確定申告を始める時に資料が揃っているのといないのとでは作業効率が随分と変わります!!

確定申告を始める前に印刷したもの

  1. 1年間の請求書
  2. 領収書やクレジットカード・口座の明細
  3. Amazonを利用している方は一気に月ごとの領収書を印刷

Amazonの領収書を一括で印刷する方法を記事にまとめてあります!!こちらもどうぞ。

確定申告
確定申告で大活躍!! Amazonの領収書をまとめて印刷するChrome拡張機能がとにかく便利こんにちは。 mone(@mone_creator)です。 初めての確定申告を控え、領収書の整理を始めました。 Amazonの...

確定申告が終わったらやる事

確定申告で提出した書類の控えと、『貸借対照表』と『損益計算書』を印刷して『IMP.』の項目の先頭にはさみました。

私はマネーフォワードを利用していますが、マネーフォワードでは、『貸借対照表』と『損益計算書』を決算書の項目から一括出力できます。

領収書の保管方法
確定申告
フリーランスになって初めての確定申告!! 経理初心者にはクラウド型ソフトがオススメ!! クラウド型ソフトをオススメする3つの理由こんにちは。 mone(@mone_creator)です。 年が明けて『確定申告』という言葉がチラホラ聞こえ始めました。 ...

さいごに

mone流ファイリング方法はいかがだったでしょうか?

mone流ファイリングのメリット

  • 領収書の保管が綺麗にできる
  • 年ごとにまとめておく事で自分でも管理しやすく比較しやすい
  • 部屋の景観を汚さない

バインダーの準備とルーズリーフパンチで穴をあけるのに少々手間がかかってしまうかもしれませんが、後々の保管には困ることがないので来年の確定申告に向けて試してみてください。

初めて確定申告を経験してみて、正確な数字できちんと自分の経営状況を知ることの大切さを感じたので、確定申告を『1年に1回の面倒くさい行事』として向き合うのではなく、月ごとの経営状況把握に繋げられるようにしていこうと思います。

 

– fin –

ABOUT ME
mone
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コンセプトデザイナー|イラストレーター|マーケター|ブロガー 大切な人とのすれ違い生活を解消するため社畜から卒業。フリーランス生活2年目になりました。 NikonとFUJIFILM X-T20愛用
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