お金の話

確定申告領収書のまとめ方。 終わった後もわかりやすく管理・保管する方法

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突然ですが、確定申告で使う領収書、封筒に入れてそのままになっていませんか?

そのままじゃダメなの?

領収書は「確定申告が終われば捨てて良い」ってものじゃないんだよね!!
人によっては、7年も保管しなきゃいけない物だからこそ、申告が終わった後もスッキリ管理しておきたくない!?

……7年も保管するの?

学生の頃からノートをまとめたり手帳が好きだったんですが、その得意が功を奏して領収書管理に役立ちました。

ファイリングについてのツイートをしたら、フリーランスの友人から写真が……。

領収書 保管

この写真と共に、ファイリングの仕方を聞かれたので、今回記事にまとめました。

この記事では、確定申告が終わった後も書類と領収書を綺麗に保管しておけるファイリング方法を紹介します。

この記事はこんな人にオススメ
  • 領収書を綺麗に保管したい人
  • 領収書の保管方法に困っている人
  • 確定申告で使う書類まとめて保管したい人
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確定申告で使う領収書の保管方法はいろいろ

領収書の保管方法はいろいろあります。まずはどんな方法があるかみてみましょう。

領収書の保管方法

  1. とにかく楽チン!!封筒方式
  2. 日付順になって日やすいノート方式
  3. 保管に適したファイル方式

とにかく楽チン!! 封筒方式

領収書

封筒方式は、月ごとに領収書を封筒にまとめて、帳簿付けが終わったら12個の封筒を1つの大きな封筒や袋や箱に入れて保管する方法です。

とても簡単にできるので多くの人がこの方法を採用しているかと思います。

封筒方式のメリット

  • 封筒に月ごとに入れるだけなので、とにかく簡単で楽チン
  • 手間がかからない
  • お金をかけずに手軽にできる

封筒方式のデメリット

  • 見栄えが悪い
  • がさばり保管には不向き

日付順になって見やすいノート方式

領収書

ノート方式は日付順に領収書を貼って保管していく方法です。
封筒方式に比べ保管する時の見栄えが綺麗で、後から見返すのが簡単です。

ノート方式のメリット

  • 日付順に貼っていくので、帳簿が付けやすい
  • ノートなので封筒より見栄えは良く、保管にも適している
  • 後からも見返しやすい

ノート方式のデメリット

  • 後から領収書が出てくると困る
  • 糊付けがめんどくさい

保管に適したファイル方式

ファイル方式は、紙に領収書を日付ごとに貼っていき穴あけパンチで穴をあけファイリングしていく方法です。

多くの企業がこの方法を採用しています。

ファイル方式のメリット

  • 日付順に貼っていくので、帳簿が付けやすい
  • ファイルなので封筒やノートより見栄えは良く、保管にも適している
  • 後から領収書が出てきても困らない

ファイル方式のデメリット

  • 穴あけパンチと糊付けの作業がめんどくさい

確定申告が終わったら終わりじゃない!! 保管義務のある領収書

領収書保管期間

領収書は、「確定申告が終われば捨てて良い」というものではありません。

法人なのか個人なのか、白色申告なのか青色申告なのかで保管期間は変わりますが、保管する義務があります

領収書を保管する理由

領収書の保管は法律で義務付けられています。
義務でもありますし、税務調査で必要になるので保管を必ずしましょう。

税務調査は、私のような弱小フリーランスのところに来ることは、そうそうないとは聞きますが、0ではありません。

何かあった時にスッと出せる資料がまとまっているのは、後から自分自身を助けてくれるでしょう。

それにファイリングは、自分の経営状況の把握に役立ちますし、しっかりとした保管はやって損はありません。

税務調査は、国税庁の人が今までの申告に誤りがないか、帳簿などで確認して誤りがあった場合に訂正を求める調査の事です。

確定申告で使った書類を綺麗に保管するファイリング方法

ここからは確定申告で使った領収書はもちろん、確定申告で提出した書類などを1冊にまとめるファイリング方法を紹介します。

綺麗にまとめておきたい人はぜひ参考にしてみてください。

ファイリングのために準備するもの

まずは私が使っている道具の紹介です。

ファイリング

ファイリングに使う道具

  1. バインダー
  2. インデックス
  3. 透明ポケットファイル
  4. ルーズリーフパンチ
  5. ラベルライター
  6. レシートホルダー

確定申告で提出する書類がA4サイズなので、サイズはA4。提出した書類の控えを最後にバインダーにとじるので書類に合わせています。

このファイリングは領収書の保管がメインになりますが、領主書の保管以外にも、貸借対照表や損益計算書、確定申告で使った全ての書類をひとまとめにする役割もあります。

そうすることで、自分の経営状況の把握にも役立ちます

バインダー(無印良品)

A4・30穴の商品ならどこのバインダーでも大丈夫です。

ですが、

7年も保管するなら綺麗に棚に保管しておきたい……!!

という事で、毎年同じ型のものものを本棚に並べるようにしています。
少しでも事務感を出さないよう、無印良品の『再生紙バインダーA4・30穴』を使っています。

インデックス(無印良品)

ファイリング方法が項目ごとに別れているのでインデックスを使用しています。
項目に分けるほどでもない方は買う必要はありません。

こちらもバインダーと揃えて、無印良品の『再生紙インデックス・ベージュ A4サイズ・30穴・5山 』を購入しています。

透明ポケットファイル

月ごとの領収書仕分けに使う『透明ポケットファイル』。このファイリング方法で1番大切な部分です。

封筒方式でいう、「月ごとの封筒」の役目をしてくれます。

ルーズリーフパンチ(カール事務器)

ルーズリーフパンチ

なんでもバインダーにとじれるようにしてくれる『ルーズリーフパンチ』です。

これ、かなり便利です。
仕事の資料をまとめたりする時など、他のところでも重宝しています。
ルーズリーフパンチのおかげでファイリングができてます。

この時必ずA4対応のものを購入してください

バインダーはサイズによって穴の数が変わるので要注意です。B5とA4はよく間違われる事が多いので気をつけてください。

長年使ってきましたが、カールのルーズリーフパンチを使ってきましたが、2つに分かれているのと、思った以上に場所を取るので、今はWORKLIONの穴あけパンチを使っています。

ラベルライター(DYMO)

バインダー

見出しやファイルのタイトル周りで使用しています。
「文字くらい自分で書くよ!!」という方は油性ペンで十分です!!

これは完全に私の趣味ですが、無印良品の商品と『DYMOのラベルライター』の相性がすごくいいです。シンプルでとても可愛い。

何より安価で使い勝手がいいです。

更にDYMOの事を知りたくなった方はこちらの記事をどうぞ!!

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レシートホルダー

確定申告

レシートホルダー』はファイリングとは直接関係ないんですが、確定申告の書類を作る前段階に便利なアイテムだったので紹介しました。

お財布に溜まったレシートをとにかく月ごとにバンバン避難させる場所に、レシートホルダーは持ってこいです。

私はレシートホルダーに一旦レシートを移動させて、時間がある時に帳簿付して、帳簿が完了したレシートを透明ポケットファイルに移すという流れで帳簿付をしています。

インデックスの項目

私がファイルを作る時に作った項目です。
せっかく保管するものなら、

自分の経営状況はこのファイルを見れば大丈夫!!

という状態にしたかったので以下の項目を作りました。

インデックスの項目

インデックス
  1. INV( INVOICE:請求書をプリントアウトしてまとめる場所)
  2. EXPENSE(領収書を月ごとにまとめる場所)
  3. IMP.(IMPORTANT:重要書類をまとめる場所)
  4. SPEC(クレジットカードや口座の明細一覧をまとめる場所)

『IMP.』『SPEC』は、はじめての確定申告を経験して「このファイルに一緒になってたらもっと効率的に確定申告できたな〜」と思い、今年ファイルに追加した項目です。

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日々やっていた事

領収書

日々行なっていたのは、レシートホルダーにとにかくレシートを無くさないように移動させていました。

そして、時間がある時に会計ソフトのマネーフォワードを使って帳簿付。
帳簿が完了したレシートを、月ごとの透明ポケットファイルに移動。

今年も、会計ソフトのマネーフォワードを使って、(できるだけ)月1で帳簿付けしていきます。

会計ソフトはケチらず、早めに導入することをおすすめします!!

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確定申告を始める前にやる事

請求書

とにかく資料を集めました。

確定申告を始める時に資料が揃っているのといないのとでは、作業効率が随分と変わります!!

確定申告を始める前に用意したもの

  1. 1年間の請求書
  2. 領収書やクレジットカード・口座の明細
  3. Amazonを利用している方は一気に月ごとの領収書を印刷

Amazonの領収書を一括で印刷する方法を記事にまとめてあります。便利なChromeの拡張機能なので、ぜひ使ってみてください。

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確定申告が終わったらやる事

領収書の保管方法

確定申告で提出した書類の控えと貸借対照表と損益計算書を印刷して、『IMP.』の項目の先頭にはさみました。

私はマネーフォワードを利用していますが、マネーフォワードでは貸借対照表と損益計算書を決算書の項目から一括出力できます。

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さいごに

ファイリング方法はのメリットは、とにかく綺麗に保管できることです。

ファイリングのメリット

  • 領収書の保管が綺麗にできる
  • 年ごとにまとめておく事で自分でも管理しやすく比較しやすい
  • 部屋の景観を汚さない

バインダーの準備とルーズリーフパンチで穴をあけるのに、少々手間がかかりますが、後々のことを考えると、保管に困らないファイリングはおすすめです。

初めて確定申告を経験してみて、正確な数字できちんと自分の経営状況を知ることは、次の年の目標設定やモチベーションにも繋がります。

確定申告を『1年に1回の面倒くさい行事』として向き合うのではなく、月ごとの経営状況把握で売上アップに繋げられるようにしていこうと思います。

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