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バーチャルオフィスとは?サービス内容と使うタイミングを紹介

バーチャルオフィス

pon
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バーチャルオフィスって何?
mone
mone
バーチャルオフィスは、言葉そのままで仮想の事務所のこと。
pon
pon
それくらい僕にだってわかるよ!!
何ができて、どんな人に必要なのかが知りたいの〜!!

バーチャルオフィス』とは、言葉そのままの『仮想事務所』。

「自宅が事務所になってるから必要ない!!大丈夫!!」と安心している人!!
フリーランスで、自宅を事務所登録している人は要注意です。
事務所登録不可の物件で開業届を出していると、最悪退去を命じられることもあります。
他にもネットショップを運営している人は、プライバシーの問題から自宅の住所を公開したくない人もいるでしょう。

オンラインショップ
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そんな時にも役立つバーチャルオフィス
私自身、プライバシーの問題からバーチャルオフィスに登録しました。

今回は、バーチャルオフィスでできることや、どんな人が使うと良いのかを詳しく紹介していきます。

この記事はこんな人にオススメ

  • バーチャルオフィスについて知りたい人
  • バーチャルオフィスが必要なタイミングが知りたい人

私はバーチャルオフィスを『Karigo』で、探しました!!
最低価格月額3,300円〜で、全国のバーチャルオフィスを探せるサービスです。

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バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、電話などの通信手段がそれほど普及していなかった1960年頃アメリカで、コピー機や事務機器を一時的に使える事務スペースを提供するサービスとして生まれました。
日本ではレンタルオフィスという形態としても馴染みがあります。

近年ではネットが普及してきたことにより、クラウドサービスが発達し、わざわざ事務所を構える必要がなくなったり、フリーランスという働き方も増え、バーチャルオフィスを利用する人が増えてきています。

バーチャルオフィスでできること

そもそもバーチャルオフィスでは何ができるのか、まずはできることから紹介しいていきます。
利用するバーチャルオフィスによってサービスは異なりますが、実際探してみると『住所貸し』『荷物の受取代行』『共有FAX』はほとんどのバーチャルオフィスで使用できました。

サービス一覧

  1. 住所貸し
  2. 荷物の受取代行
  3. 電話番号やFAX番号の利用
  4. 会議室の利用
  5. 法人登記代行
  6. 有人対応受付システム

……etc

住所貸し

事業所登録ができる住所を貸してくれます。
また、インターネットを利用して事業を行うほとんどの場合、自分のサイトに『特定商取引法に基づく表示』を記載しなければいけませんが、その記載にバーチャルオフィスの住所が利用できます。

Karigo』では、住所登録したい地域をまとめて検索できるのでおすすめ!!本当だったら家賃が高すぎて事務所を借りれない場所の住所だって借りることができて箔が付きます!!

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荷物の受取代行

荷物受取代行住所貸しで貸してもらう住所に届いた荷物は、受け取ってもらえます。
登録したバーチャルオフィスによって、受け取ったものの取り扱いは変わってくるので要確認です。

取り扱い例

  1. 荷物が届いたら連絡を入れてくれる
  2. 都度転送してくれる
  3. 定期的にまとめて指定の住所へ転送をしてくれる
  4. 代引きの荷物は受け取り対応していない
  5. 代引きの荷物は手数料が発生するが対応している
  6. 直接取りにいくことが可能

……etc

電話番号やFAX番号の利用

フリーランス・個人事業主の場合はそこまで必要ないかもしれませんが、固定電話の電話転送サービスもあります。
多くのバーチャルオフィスでは、追加料金がかからず(別途発信通話料金は発生)月額利用料の料金内で利用できることが多いです。
電話転送サービスも荷物の受取代行同様、登録するオフィスの確認が必要です。

会議室の利用

バーチャルオフィスを運営している会社の中には、コワーキングスペースを一緒に運営しているところも多く、会議室や作業場所として利用することもできます。

Karigoは、会員のみが使える会議室が、利用したい時だけ料金がかかるシステム。
ナレッジソサエティは、追加料金なく使用できるミーティングシートと、追加料金が必要なレンタルスペースが有ります。

会議室利用ができるバーチャルオフィス

……etc

法人登記代行

ナレッジソサエティ画像引用元:ナレッジソサエティホームページより

法人登記を目的にバーチャルオフィスを利用しようと思っている人も多いかと思います。
そんな時に、登記登録を代行で行ってくれるサービスも有ります。
また、法人化した時に

バーチャルオフィスで銀行口座が開設できなかった……
なんて事例もあるそうです。
ナレッジソサエティでは、『法人口座開設保証制度』を独自で設けているので、法人登記からサポートしてもらいたい人はナレッジソサエティを使ってみるのは良いですね!!

有人対応受付システム

ナレッジソサエティ画像引用元:ナレッジソサエティホームページより

ナレッジソサエティのように、スタッフが常駐している有人対応受付を完備している場所もあります。
ビジネスで利用する場合、顔となるエントランスがしっかりしていると、来館した取引先の人も安心しますね。

バーチャルオフィスを利用した方が良い人

pon
pon
バーチャルオフィスっていろいろできるんだね!!でも、実際家で仕事してたらオフィスっていらない気がする……
mone
mone
私もいらないんじゃないかと思ってたけど、心配でバーチャルオフィスを導入したよ!!
どんな人が利用した方が良いのか具体的に紹介していくね!!

事務所利用できない物件で仕事をしている個人事業主

住宅専用の賃貸には事務所利用不可の物件が多く存在します。
その理由は、建物自体の登記にあります。

建物の所有者は、登記する時必ず用途の記載が必要です。
居住用なのか店舗なのか事務所なのか……。そして、この用途によってかかってる税金が変わってきます。
つまり、居住用の物件を事務所として勝手に使っていることを建物の所有者が黙認していると脱税……と、とられてしまう可能性が出てきます。
そのため、居住用物件で勝手に事務所として利用することが契約違反になってしまうのです。

と言っても、大家さんによっては『不特定多数の出入りがなく、他の住人に迷惑をかけない事業』であればOKがでる場合もあるそうです。
1番の問題は、内緒で登録してあとで発覚してトラブルになることです。まずは大家さん相談してみましょう。

私は相談して断られた結果、登録住所をバーチャルオフィスにしました。

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自宅住所を公開したくない人

ネットショップの運営で、特定商取引法に基づく表記で、事業者名・住所・電話番号の記載は法律上必須です。
そんな時に、いくら事務所可の物件だったとしても、自分の住んでいる場所を公開するのに抵抗がある人は多いかと思います。
そんな時に住所貸しをしてくれるバーチャルオフィスは、プライバシーを守ってくれます。

また、女性の場合、防犯対策にもなります。
自宅住所を公開することで起こるトラブルを回避できるバーチャルオフィスの住所貸しは重宝します。

事業の拠点として使いたい人

事務所を持っていない状態で打ち合わせをするとなると、カフェを使うことが多いです。
カフェでも良いんですが、席の確保やWi-Fi・コンセントの有無など、気にすることはたくさん。
そんな時にバーチャルオフィスを契約していると、会議室としての利用もできますし、契約するバーチャルオフィスによっては、一等地にビルを構えていることも多く、体裁を整えることもできます。

法人登記用の住所が欲しい人

居住用物件の場合も事務所利用同様、大家さんの確認が必要です。
法人登記をする場合、サポートも充実している『ナレッジソサエティ』がおすすめです。

おすすめのバーチャルオフィス

バーチャルオフィスにもいろんなものがあります。

全国のバーチャルオフィスを探せる『Karigo』

バーチャルオフィス

私も利用した『Karigo』。
Karigoは、比較的安価で自分の欲しいサポートを4つのプランの中から選べます。
また、全国のバーチャルオフィスを一括で調べることができるので、自分の登録した地域にあるバーチャルオフィスを簡単に調べられます。

Karigoのサービスプラン

  1. ホワイトプラン(月額3,300円〜)
  2. ブループラン(月額8,300円〜)
  3. オレンジプラン(月学10,400円〜)
  4. シルバープラン(月額12,600円〜)

法人登記までしっかりできる『ナレッジソサエティ』

バーチャルオフィス

法人登記を目的にバーチャルオフィスを使うなら、断然『ナレッジソサエティ』がおすすめです。
というのも、審査はあるものの過去に詐欺グループに利用されてしまった住所も存在します。
不正利用によって犯罪を犯した企業がその住所に登記をしている場合は、いくら自分の会社が正しく事業活動をしていても、銀行の審査で法人口座が開設できないなんてことがあるそうです。
ナレッジソサエティの場合審査が厳しく、法人口座開設保証があるので、安心して法人登記が行えます。

さいごに

自宅住所を開業届に登録したフリーランス1年目。
3年目たった今でも問題はおきていませんが、なんか隠れて仕事しているみたいでなんか釈然としない。
改めて大家さんの確認をとり、グレーな部分がない状態でお仕事できてスッキリしました。

私の場合、大家さんからNGが出ましたが、ネットショップも運営しているので、自宅住所の公開はセキュリティー上問題ありあり。

バーチャルオフィスの登録で、いろんなことがスッキリしました。

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ABOUT ME
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コンセプトデザイナー|イラストレーター|マーケター|ブロガー 大切な人とのすれ違い生活を解消するためフリーランスに。フリーランス生活2年目になりました。 NikonとFUJIFILM X-T20愛用
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